Acta
¿Qué es un acta?
Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.
La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión
1. Fecha y hora de la reunión
2. Nombre del grupo o entidad que se reúne
3. Nombre y cargo de los participantes
4. Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.
5. Aprobación del acta de la reunión (si procede)
6. Listado de documentación presentada en la reunión
7. Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.
8. Firma del secretario y , a veces, del presidente o director
9. Responsabilidades impartidas y plazos
2. Nombre del grupo o entidad que se reúne
3. Nombre y cargo de los participantes
4. Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.
5. Aprobación del acta de la reunión (si procede)
6. Listado de documentación presentada en la reunión
7. Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.
8. Firma del secretario y , a veces, del presidente o director
9. Responsabilidades impartidas y plazos
Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.
El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.
Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:
- La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.
- La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.
Si hay varias reuniones en torno a un mismo asunto, se suele aprobar en cada reunión el acta correspondiente a la anterior.
Si alguien no esta de acuerdo en algún punto debe ponerlo de manifiesto, ya que puede tratarse de alguna cuestión legal.
- La presentación gráfica de un acta puede varias (utilización de tablas, redacción a texto corrido, etc.) pero la información debe localizarse siempre en un solo golpe de vista.
- Algunas empresas, por motivos legales, tienen plantillas especiales para las actas. El uso de plantillas permite, además, facilitar su redacción.
- Si se trata de reuniones complicadas, estas pueden grabarse, previa autorización de los asistentes.
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